No mundo do empreendedorismo, muitos encaram as finanças com apreensão, como se fossem um labirinto complexo e assustador. No entanto, desvendar os mistérios das finanças empresariais não precisa ser uma jornada intimidante.
Neste artigo, vamos explorar como você pode dominar os controles financeiros essenciais para o sucesso do seu negócio cervejeiro. Prepare-se para aprender a aplicá-los desde já e ao final deste conteúdo descubra como um ERP de Gestão com módulo financeiro pode facilitar ainda mais essa trajetória.
1. Entenda tudo sobre Controle Financeiro:
O controle financeiro de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma funcionalidade essencial que permite às cervejarias e distribuidoras de bebidas gerenciarem todas as suas transações financeiras de forma integrada e eficiente. As principais funções desempenhadas pelo controle financeiro de um ERP incluem:
- Controle Diário de Caixa: São os recursos disponíveis no ato para a empresa honrar seus compromissos. Diariamente você precisa fazer as contas de entradas e saídas;
- Controle Bancário: É essencial para ter capital disponível. Exige que o empreendedor esteja sempre com os saldos das contas bancárias atualizados e tenha um controle diários das entradas e saídas;
- Controle de Contas a Receber: Se refere aos pagamentos a prazo, normalmente os mais solicitados pelos clientes, e devem ser muito bem administrados. Importante destacar que a concessão de crédito deve ser feita com muito cuidado para não gerar um elevado grau de inadimplência;
- Controle de Estoques: É preciso saber sempre como e quando investir, seja em matérias-primas para produção ou em compras de produtos acabados;
- Controle de Contas a Pagar: Receber em dia é essencial, assim, seus fornecedores também o querem! Desta forma, você garante seu crédito e mantêm seu negócio em pleno funcionamento;
- Controle de Custos e Despesas: É uma forma de separar o que é Custo, que são os gastos feitos diretamente na produção, comercialização de um produto ou serviço ou na prestação de um serviço e que podem ser fixos ou variáveis; enquanto as Despesas são os gastos que não estão ligados diretamente no fluxo de produção e/ou comercialização.
Em resumo, o controle financeiro de um ERP oferece uma variedade de ferramentas e funcionalidades para ajudar as empresas a gerenciar suas finanças de forma eficaz, desde o registro de transações até a geração de relatórios e análises financeiras detalhadas.
2. PLANEJAMENTO FINANCEIRO:
Significa projetar receitas e despesas e é uma das principais ferramentas de controle do empreendedor. É preciso começar pela projeção de receitas, baseada nas quantidades e preço unitário dos produtos/serviços ou dados históricos de vendas, com correções e ajustes que julgar necessários, levando em conta possíveis promoções, demanda do mercado, datas comemorativas, entre outros. O mesmo deve ser feito com as despesas, projetando os custos fixos e variáveis do negócio.
3. FLUXO DE CAIXA:
É preciso ter um rígido controle do fluxo de caixa para evitar que sua empresa se transforme em um desastre financeiro. Um fluxo de caixa correto exige que você faça o registro de entradas e saídas com previsão para um determinado período. Assim, você terá informações suficientes para prever a necessidade de empréstimos ou mesmo de aplicações de valores excedentes para não perder dinheiro.
4. CAPITAL DE GIRO:
Trata-se de uma parte do investimento que compõe uma reserva de recursos utilizados para suprir as necessidades financeiras da empresa ao longo do tempo.
É um capital necessário para cobrir custos e despesas da operação de acordo com prazos de vencimento de dívidas e compromissos, como fornecedores, salários, impostos, etc. Abrir mão do capital de giro pode causar problemas no Fluxo de Caixa. – Fique atento!
5. FORMAÇÃO DE PREÇO:
A definição de preços errados para seu produto ou serviço pode mexer e assustar as finanças. A formação de preços tem algumas variáveis bem realistas:
- Cálculo, são considerados os custos variáveis, fixos, de comercialização e margem de lucro;
- Políticas, estratégias e objetivos da empresa, que definem como a formação de preços é pensada de acordo com a filosofia do empreendimento;
- Diferenciais que os itens ofertados possuem;
- Preços praticados pelo mercado.
Vale lembrar que nos custos devem entrar gastos com produção, comercialização e logística, salários e benefícios dos colaboradores, pró-labore do empresário, impostos, comissões, depreciação, energia, telefone, internet, aluguel, entre outros. Atenção redobrada em cada detalhe!
6. SEPARAÇÃO DAS CONTAS EMPRESARIAIS:
É preciso ter um planejamento de separação das contas pessoais das contas empresariais para não levar a sua empresa à ruína.
Fazer retiradas pessoais em valores desconhecidos ou misturados com os valores da empresa mostra a necessidade de fazer uma melhor gestão com urgência. É recomendado o empreendedor ter pró-labore (salário definido da empresa), e não exceder este valor previamente estipulado. Anualmente este salário pode ser revisado.
Ao se definir o valor de pró-labore, é possível identificar o exato resultado operacional da empresa, assim sendo, esta separação é fundamental. Pode-se também identificar se esse valor está dentro dos parâmetros de realidade e dentro da capacidade da empresa de arcar com esse gasto e permite ao empresário a identificação dos valores efetivos retirados por ele da empresa, proporcionando um melhor planejamento pessoal e empresarial.
7. INADIMPLÊNCIA:
A inadimplência é o não pagamento de compromissos financeiros até a data de vencimento e precisa estar sempre sob controle. Esse é mais um dos medos financeiros que pode e precisa ser combatido, basta tomar algumas atitudes:
- Estabeleça uma política de crédito para os clientes de acordo com as capacidades de pagamento ou comprometimento de renda deles;
- Monitore constantemente os limites de crédito de seus clientes e veja se não estão sendo ultrapassados;
- Faça uma análise a fim de avaliar quais são os valores não pagos e classifique-os de acordo com o tempo de atraso, como, por exemplo, 15, 30, 60, 90 e mais de 90 dias;
- Realize operações de cobrança regulares para diminuir as taxas de atrasos; recomenda-se a cobrança diária, semanal, quinzenal, mensal… só não vale deixar o cliente na zona de conforto! E lembre-se, o devedor vai pagar primeiro o fornecedor que estiver marcando presença, então, insista na cobrança quantas vezes for preciso.
- Órgãos de Proteção ao Crédito (negativação), são bons aliados na cobrança, leve em consideração a necessidade de aplicá-los ou não.
- Se estiver difícil cobrar, então pode ser o caso de recorrer a empresas especializadas nesse tipo de serviço.
8. FALTA DE LUCRO:
Todo empreendimento visa o lucro! Não está tendo lucro? Calma! Muitas vezes, o faturamento é menor que os custos variáveis e os custos fixos. É preciso então diminuir esses custos e aumentar o faturamento, por meio de mais vendas, promoções e inovações. Coloque seu time a pensar com você e avalie possibilidades.
Avalie se você está sendo econômico, ou seja, mesmo com as contas equilibradas, pode estar precisando poupar (lembre-se: de grão em grão a galinha enche o papo!). Além de manter a saúde financeira da empresa, é uma “reserva” para tempos difíceis. Pense nisso! Faça o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) para identificar se sua empresa está tendo lucros ou prejuízos e, a partir daí, atue preventivamente ou corretivamente.
9. PONTO DE EQUILÍBRIO:
O ponto de equilíbrio financeiro é o nível de faturamento ou receita que uma empresa necessita para cobrir seus custos variáveis e fixos.
É um cálculo essencial que demonstra o momento exato em que não há lucro ou prejuízo, mas um equilíbrio exato entre receitas e despesas, e permite ter uma visão de quando efetivamente a empresa pode ter um bom horizonte de lucros ou um tempo com prejuízos à frente.
O ponto de equilíbrio é calculado com a divisão dos custos fixos pela margem de contribuição relativa. Pode ser calculado conforme o valor (R$) necessário de receita ou quantidade de unidades a serem vendidas.
10. BALANÇO PATRIMONIAL:
Além de ser uma exigência da lei, para se ter uma boa administração do empreendimento é essencial ter o balanço patrimonial.
Com o balanço, você pode saber o quanto sua empresa tem de capital disponível e se tem muitas dívidas. Também mostra se o empreendimento tem recursos imobilizados em excesso (ativos fixos, como equipamentos e mobiliário), por exemplo, o que afeta a liquidez.
O cálculo reflete a posição financeira em um determinado momento, como, por exemplo, no fim do ano ou em qualquer data mais adequada à empresa.
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